Assistant de Gestion Administrative - Services à la Population - Mairie de Cadaujac H/F - Communes

Assurer la gestion administrative polyvalente des services à la population, garantir un accueil de qualité des usagers et assurer, en qualité de référent opérationnel, la préparation et le bon déroulement des opérations électorales de la commune.Contribuer à la continuité du service public en intervenant sur l'ensemble des missions administratives du service.Assurer occasionnellement l'accueil des publics au sein de l'agence postale communale (services postaux, services financiers et prestations associées)1. Gestion administrative polyvalente (85 %)Accueil des usagers· assurer l'accueil physique et téléphonique,· utiliser les logiciels métiers (Apologic, Sistec..) ;· informer et orienter les administrés / usagers (1er niveau de service) ;· accompagner les usagers dans leurs démarches administratives ;· accueillir et traiter les demandes des associations.Titres sécurisés· instruire les demandes de cartes nationales d'identité et de passeports ;· contrôler les pièces justificatives ;· enregistrer les demandes dans le dispositif de recueil ;· remettre les titres sécurisés ;· informer les usagers sur les procédures.Gestion administrative· rédiger les courriers courants ;· assurer le suivi administratif des dossiers ;· saisir les données dans les logiciels métiers ;· gérer le classement et l'archivage ;· produire les documents administratifs nécessaires au fonctionnement du service.Recensement de la population (mission ponctuelle)· participer à la préparation des campagnes de recensement ;· assurer les relations administratives avec la Préfecture et l'INSEE (mission de coordination : soutien logistique, organisation de la campagne de recensement, interlocuteur unique INSEE) ;· assurer le suivi administratif des opérations ;· assurer les relations avec les agents recenseurs et l'INSEE.Polyvalence· participer à la continuité des services à la population ;· assurer un renfort sur les différentes missions administratives du service en fonction des besoins, ainsi qu'au niveau de l'agence postale communale.2. Référent des opérations électorales (15 %)Sous l'autorité du responsable de service :· instruire les demandes d'inscription, de radiation et de modification ;· préparer les travaux de la commission de contrôle ;· préparer les scrutins (listes d'émargement, cartes électorales, procurations, tableaux réglementaires) ;· participer à l'organisation matérielle des bureaux de vote ;· préparer les documents nécessaires aux opérations de vote ;· participer au recensement et à la transmission des résultats ;· assurer le classement et l'archivage des documents électoraux ;· appliquer les évolutions réglementaires relatives aux élections· assurer la continuité du suivi administratif des listes électorales et du Répertoire Électoral Unique (REU) en cas d'absence du responsable de service ;

Connaissances· organisation des collectivités territoriales ;· règles d'accueil du public ;· procédures administratives.· réglementation applicable aux élections ;· Répertoire Électoral Unique (REU) ;· réglementation des titres sécurisés (CNI et passeports) ;· procédures de recensement de la population ;Compétences techniques· capacité d'effectuer des réponses immédiates aux usagers / administrés de premier niveau· maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;· maîtrise du logiciel métier Berger-Levrault, notamment les modules Élections, Population, État civil et Titres sécurisés, selon les applications déployées par la collectivité ;· maîtrise autres interfaces ou similaires (apologic, sistec)· capacité à exploiter les données issues des logiciels métiers et à produire des états de suivi.Savoir-faire· organiser les opérations électorales dans le respect des délais réglementaires ;· instruire des dossiers administratifs ;· contrôler la conformité des pièces justificatives ;· utiliser les logiciels métiers Berger-Levrault ;· accueillir et accompagner les usagers ;· gérer plusieurs dossiers simultanément ;· travailler en équipe et en transversalité.Savoir-être· rigueur ;· sens de l'organisation ;· discrétion professionnelle ;· autonomie ;· disponibilité ;· réactivité ;· qualités relationnelles ;· sens du service public.Contraintes particulières· disponibilité renforcée lors des périodes électorales (soirées, samedis, dimanches et jours fériés) ;· respect des obligations de neutralité, d'impartialité et de confidentialité ;· activité soumise à des échéances réglementaires (élections, recensement).Profil recherché· Formation administrative ou expérience équivalente.· Expérience appréciée en mairie ou au sein d'un service à la population d'une collectivité territoriale ou EPCI.· Bonne maîtrise des logiciels métiers Berger-Levrault.· Connaissance des procédures relatives aux élections, aux titres sécurisés et au recensement de la population.

• Outlook
• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• Traitement du courrier
• Apologic
• Réactivité
• Sens de l’organisation